COMBINACION DE CORRESPONDENCIA. 

Indicador de Desempeño: Sigo instrucciones y utilizo flujogramas para elaborar documentos comerciales.

Antes iniciemos con una actividad de motivación.

Mediante la opción Correspondencia, Word2019 nos permite incluir en un documento, datos almacenados en otro sitio. De esta forma podremos obtener copias de un mismo documento pero con los datos de personas distintas.

Por ejemplo, podemos escribir cartas personalizadas, en las que sólo escribimos el texto fijo (el texto que se repite en todas las cartas) y Word se encarga de generar los datos variables (los que cambian en cada carta según la persona). De esta forma podemos generar automáticamente tantas cartas distintas como personas existan en el lugar donde están almacenados los datos. Otros ejemplos de la utilidad de combinar correspondencia son la generación de etiquetas, la impresión de sobres, generar recibos, etc.

A ejercitar:

Vamos a suponer que trabajas en una oficina y necesitas realizar el trabajo de una secretaria, es decir, tu jefe te pide enviar una carta a los socios para invitarles a una reunión. Piensas enseguida que Word 2019 acudirá en tu ayuda, pues tan solo tendrás que realizar cuatro pasos:

1. Crear el cuerpo de la carta (Puedes utilizar las que se realizaron en el taller anterior)

2. Crear por una sola vez los datos de esas personas que guardarás en una base de datos (Excel o una tabla en Word solo con estos datos)

3. Usar esos datos para tus cartas y combinarlos

4. Guardar todo para más adelante imprimir las cartas (por ejemplo); además para usarlos cuantas veces necesites en el futuro

Ahora con la ayuda de tu docente identificaras lo que hay que hacer para crear la base de datos de los destinatarios y asi crearas un formulario que explique el paso a paso.

A Practicar.

1. Con las cartas elaboradas en el taller anterior realizar el proceso de combinación de correspondencia creando una base de datos donde almacenes la información de 5 de tus compañeros.

2. Sigue estos pasos para crear una carta de recomendación.

SR. Don ------ (Destinatario)

􀁸 Paso 1 – Me complace presentarles a (nombre y dos apellidos de la persona a recomendar)

􀁸 Paso 2 – Indicar la fecha en la que se inicia el trato con la persona a recomendar y la opinión que se tiene.

􀁸 Paso 3 – Explicar el porqué de dicha opinión

􀁸 Paso 4 – Puntos fuertes a destacar en su labor como trabajador

􀁸 Paso 5 – Desear las mismas prestaciones en la nueva empresa a la que se dirige el empleado

􀁸 Paso 6 – Expresar que quedas a su disposición para aclarar o añadir mas información.

􀁸 Paso 7 – Un cordial saludo

􀁸 Paso 8 – Firma

REALIZARAS 10 CARTAS DE RECOMENDACIÓN DIRIGIDAS A DIFERENTES PROFESORES DE TU INSTITUCION DONDE RECOMIENDES A 10 DE TUS COMPAÑEROS.

LAS PARTES EN NEGRILLA Y CURSIVA SON LAS QUE LLEVARAN LA COMBINACION DE CORRESPONDENCIA.

A consultar:
1. Como crear un blog

2. Crea un flujograma paso a paso para la creación de un Blog.

Como elaborar cartas comerciales. 

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Antes iniciemos con una actividad de motivación.

COMO ELABORAR UNA CARTA COMERCIAL

Para lograr cartas eficaces, tendremos que escribirlas con cuidado, poniendo atención en lo que hacemos. Con un escrito rutinario, mal redactado, inadecuado, puede lograrse un efecto contrario al que pretendemos.

La redacción de las cartas comerciales no tiene por qué ser una tarea aburrida o carente de creatividad.

Podemos dar a nuestras cartas un «aire» diferente; sólo necesitamos poner atención y aprender practicando; es una habilidad que se adquiere con el tiempo

Vamos a seguir, paso a paso, cada una de las fases de elaboración de la carta. (El ejemplo es sobre el cambio de envase en una empresa de aceites)

1) Recopilar información.

·         Dejamos de suministrar el producto en envases de 5 litros, porque los compradores han insistido en lo poco manejables que éstos resultaban.

·         Se ha confirmado esta opinión haciendo un estudio entre los clientes (encuesta).

2) Determinar el objetivo de la carta.

·         Informar a los compradores, destacando las ventajas de la nueva presentación.

3) Documentarse sobre el destinatario.

·         Buscaremos en la base de datos los clientes que compran habitualmente el producto.

4) Definir los puntos a tratar.

·         Informar sobre el cambio de envase.

·         Citar los resultados del estudio. (encuesta).

·         Invitación a seguir comprando el producto.

Aspectos negativos:

·         El precio de cada litro de aceite es $2600. más caro que comprándolo en envases mayores.

·         El costo de fabricación no permite rebajar el precio de venta.

·         Sólo se presenta en envases de 1 litro

Aspectos positivos:

·         Los envases de 1 litro son más manejables.

·         El contenido de los envases más pequeños puede consumirse en menos tiempo y no habrá que guardar garrafas abiertas.

·         Las compras pueden adaptarse mejor a las necesidades reales.

·         Las pérdidas económicas por deterioro del aceite, una vez abierto el envase, son menores en los botes de 1 litro.

Cartas comerciales. 

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Actividad de Motivación:

Carta Comercial

Son aquellas cuyo contenido está relacionado con operaciones comerciales, negocios, compra, venta, propaganda, movimientos internos de una empresa. Pueden ser entre otras, de [1]acuse de recibo, solicitud de empleo, de crédito, propaganda, de cobro. Una carta comercial es un mensaje escrito con un fin específico: vender, comprar, agradecer, cobrar, reclamar, invitar, etc. De esta definición derivamos la clasificación de las cartas comerciales.

Partes de la Carta Comercial:

Una Carta comercial tiene 3 partes que no tiene la familiar, membrete, destinatario, Nombre completo del autor, además es escrita de manera formal.

Sus partes son:

Membrete: Es el nombre, dirección y demás señas de identificación de una empresa o entidad que va impreso en la parte superior del papel y el sobre que se emplea para la correspondencia.

Localidad y Fecha: es aquella que indica el lugar desde donde se escriben las cartas, así como el día mes y año.

Destinatario: son los datos de identificación de la persona al cual va a ser enviada la carta

Asunto: es un mensaje breve y concreto el cual no debe ser más extenso de una línea y en el que se debe escribir el asunto principal por la cual fue enviada la carta.

Saludo: es una frase corta con mensaje de cortesía que se incluye antes de escribir el texto de la carta.

Texto: es el conjunto de párrafos que explica el asunto o motivo por el cual fue escrita la carta, se recomienda que los párrafos sean cortos escritos con lenguaje claro, preciso, natural y espontáneo.

2. A construir. Luego de redactar la carta, identifica cuales fueron las herramientas que utilizaste, que se presentaron en el texto anterior, realizando una secuencia y graficando un flujograma

3. A redactar: ¿Te acuerdas de la motivación? Ahora vas a ponerle estilo a ese acróstico con ayuda de Word. Redacta la carta con la cual te presentaste a tus compañeros imprimiéndole con imágenes o autoformas tu personalidad.

4. A consultar:

- Antes de escribir una carta debemos tener en cuenta las medidas que comprenden las zonas y bloques de la misma. Investiga cuales son los lineamientos que se deben tener en cuenta para redactar una carta (Márgenes de una carta comercial).

- Consulta los diferentes modelos y estilos de cartas que se utilizan en una empresa y redacta los que más te llamen la atención. (Redactar 3 Ejemplos mínimo).

- Realiza con ayuda de las autoformas de Word, del programa Paint o imágenes libres que encuentres en internet, un logotipo que identifique a la empresa que utilizaras de ahora en adelante en tus cartas. (Crea el logo de tu propia empresa con la cual seguiremos redactando las cartas en las próximas clases).

5. A continuación presentamos una carta a la cual le hacen falta algunas palabras clave para su correcta redacción. completa la carta y descubre el mensaje.